fbpx

Szabályzatkezelő rendszer

Az általunk kínált szabályzatkezelő rendszer célja, hogy megteremtse azt az egységes felületet, ahonnan a munkatársak könnyen áttekinthetik, elérik a vállalat hatályos és már hatálytalanított szabályzatait, valamint támogatja a szabályzatok kidolgozásának, publikálásának folyamatát. Az alkalmazás célja, hogy a mindennapi munkavégzés támogató, alapvető, elengedhetetlen eszköze legyen.

0033
A rendszer főoldala

A RENDSZER BEVEZETÉSÉVEL JÁRÓ LEGFŐBB ELŐNYÖK

  • Papíralapú működés akár teljes kiváltása
  • Az egyeztetések során keletkezett információk visszakereshetőek, nem e-mailekben kell megtalálni őket
  • Határidő- és feladatkövetés
  • Szabályzatok egységes tárolása, visszakereshetőségének megvalósítása
  • A teljes folyamat lefutásának támogatása
  • Mérhető, riportálható eredmények
  • Szabályzatok hierarchiájának átláthatóvá tétele
  • Dokumentumok párhuzamos szerkesztése a hatékony munkavégzés érdekében
  • Státusz- és határidőkövetés
  • Jóváhagyás rendszerben történő megvalósítása
  • Kapcsolódó szabályzatok megadása és automatikus verziókövetése a rendszerben
  • Automatikus értesítés a közelgő felülvizsgálatról
  • A jóváhagyó távolléte esetére helyettesítés
  • Az igazgató a rendszer főoldalán látja az összes, a területéhez tartozó vagy általuk véleményezendő szabályzatot

A SZABÁLYZATKEZELŐ RENDSZER ALAPFUNKCIÓI

Az általunk kínált rendszer lehetővé teszi a szabályzatok teljes folyamatának rendszerben történő kezelését, a szabályzat előkészítésétől a szabályzatok publikálásáig. A rendszer támogatást kínál a szabályzatok utókövetésében is (pl.: szabályzat módosítása, felülvizsgálatok ütemezése). A strukturált, részletes és vizuális keresési funkció révén a szabályzatok a találati listában a főbb információk megnyitása nélkül is láthatóak továbbszűrési lehetőségek használata mellett. A Szabályzatkezelő alkalmazás az alább ismertetett funkciók ellátására lesz alkalmas, mely funkciók a későbbiekben tovább bővíthetőek, módosíthatóak.

RENDSZERÜNK BEÉPÍTETT FOLYAMATÁNAK FŐBB LÉPÉSEI

  • Előkészítés, kidolgozás
  • Véleményezés
  • Jóváhagyás
  • Publikálás
  • Rendszeres felülvizsgálat
  • Módosítás
  • Hatályon kívül helyezés

DOKUMENTUMOK SZERKESZTÉSE, KEZELÉSE A RENDSZERBEN

A feltöltött dokumentumok kapcsán lehetőség van a dokumentumok minősítésének állítására, dokumentumok törlésére, a mellékeltek átszámozására, a dokumentumok letöltésére, a dokumentumok szerkesztésre, illetve a korábbi dokumentumállapototok megőrzésére.
A dokumentumok korábbi állapota előző verzióként jelenik meg a rendszerben. A rendszerben lehetőség van a feltöltött dokumentumok kényelmes, egy menetbeli letöltésre. A letöltést kezdeményező gomb hatásra tömörített ZIP-fájl(ok) áll(nak) elő, melyek az „Aktuális dokumentumok” doboz aljában jelennek meg. Ezekre rákattintva pedig letölthető, illetve megtekinthető az adott dokumentumköteg.

A rendszerben lehetőség van a dokumentumok párhuzamos szerkesztésre. Ennek a funkciónak a segítségével megvalósítható, hogy a dokumentumok szerkesztését, véleményezését közvetlenül a rendszerben lehessen elvégezni a dokumentum letöltése és újra feltöltése nélkül. Ennek módja, hogy a dokumentum nevére kattintunk, majd a rendszer egy célszoftver (Word, PowerPoint) segítségével megnyitja a dokumentumot és ezáltal szerkeszthetővé válik a jogosult felhasználók számára.

A SZABÁLYZATOK VÉLEMÉNYEZÉSE-ELFOGADÁSA SORÁN A RENDSZERÜNK ÁLTAL NYÚJTOTT LEGFONTOSABB TÁMOGATÁSOK

  • Általános vélemény megfogalmazására alkalmas felület
  • Egyértelműen meghatározott szerepkörök és felelősségek
  • Egyszerű és átlátható felület a döntések meghozatalára
  • Rendszeren keresztül kezdeményezhető határidő-módosítás kérése, illetve elfogadás
  • Több kör is indítható
  • A véleményezésbe a véleményezési felelősök további résztvevőket is meghívhatnak
  • A meghívottak a rendszeren keresztül e-mail üzenetet küldhetnek a véleményezési felelősnek
  • A meghívottak a véleményezési űrlapon jelezhetik a véleményezés befejezését

ÜGYFÉLSPECIFIKUS IGÉNYEK MEGVALÓSÍTÁSA

Jelenlegi Szabályzatkezelő alkalmazásunk moduláris felépítése lehetővé teszi, hogy rendszer további ügyfélspecifikus funkciókkal bővüljön.
Ennek módja, hogy előzetes koncepció kialakítása után személyes konzultáció keretén belül az érintettek bevonásával megismerkedünk a pontos egyedi igényekkel, illetve nehézségekkel, problémákkal, melyekre már a helyszínen próbálunk megoldási javaslatokat kínálni, illetve segítünk az ügyfél számára legmegfelelőbb megoldás kiválasztásában.
Ilyen specifikus igény lehet például, hogy a munkavállaló vissza tudjon jelezni, hogy látta és tudomásul vette a publikált szabályzatot. További gyakori ide tartozó igény az Excel-alapú riportok testre szabása.
A kereten túli ügyfélspecifikus igények árazása külön ajánlatadás keretén belül történik.

Érdekli Önt a HyperTeam SharePoint alapú Szabályzatkezelő rendszere?

További információért hívjon minket a +36 1 279 0720 telefonszámon vagy írjon nekünk az info@hyperteam.com e-mail címre!